Hay que tener muy claro que una presentación es una herramienta de comunicación. Repito, se trata de una herramienta de CO-MU-NI-CA-CIÓN, cuyo propósito -según dicen los expertos en la materia- es transmitir uno o varios mensajes desde un ente llamado emisor, hasta otro denominado receptor. Si no hay mensaje, no hay comunicación. En otras palabras: si no tienes nada bueno que decir… ahórrate tiempo y esfuerzo y mejor no digas nada ni mucho menos trates de plasmar ese «nada bueno» en una presentación. Así todos ganan. Los encargados de hacer la «presentación» se ahorrarán algunas horas de estrés y trabajo, el desafortunado público (los receptores) se ahorran el tortuoso trámite de aparentar estar interesados en un «performance» que con seguridad hará que su mente se fugue a los lugares más insospechados de sus retorcidas mentes, y el presentador evitará la pena de verse a sí mismo hablando ante una audiencia que tiene la mirada perdida en el horizonte y que de cuando en cuando asiente con la cabeza para demostrar que su cuerpo está presente y al tanto de lo que se dice, mientras espera sin prisa el retorno de su fugada conciencia.
Dicho lo anterior, supongamos que sí tenemos algo bueno que decir. Y por «bueno» me refiero a algo relevante, algo por lo que vale la pena poner a trabajar nuestras neuronas y quemar algunas calorías para encontrar la mejor forma de decirlo. Nótese que la premisa es que ya tenemos claridad sobre lo que queremos decir, por lo que el esfuerzo de ahora en adelante debería estar dirigido hacia la búsqueda de los mejores medios para asegurar que ese mensaje importante que se quiere dar, termine impactando de forma irreversible en el cerebro de nuestras víctimas, perdón, de nuestra audiencia.
Regresemos a nuestra triste historia. Si pudiéramos de alguna forma convertirnos en los consejeros personales y omnipresentes de ese honorable equipo que fue convocado para cumplir la gloriosa misión de «producir» la presentación del jefe, lo primero que haríamos como discípulos y herederos de las tradiciones de Pepe Grillo, velando siempre por la integridad moral y el buen aprovechamiento del tiempo de nuestros asesorados, sería asegurar que tenemos claro el mensaje que debemos transmitir con dicha presentación. Así, cuando Don Paco Boss (hermano menor de Hugo) nos dijera que sería bueno incorporara tales o cuáles gráficos y tablas, lo pararíamos en seco con ayuda de nuestros asesorados para cortésmente preguntar «Con esto, ¿qué es exactamente lo que quiere transmitir». A lo que seguramente seguirá un «uhmmm, bueno, lo que yo quiero decir es eso precisamente…» y aquí es donde hay que prestar atención. En el mejor de los casos se escuchará una idea coherente que guarda alguna relación (aunque sea muy lejana) con esas gráficas y tablas a las que ha hecho mención. Esa es la idea que buscamos, al menos la primera idea concreta que debemos transmitir. Entonces, para confirmar que estamos en lo cierto, parafrasearíamos la idea y se la repetiríamos. «En otras palabras, lo que usted quiere dar a entender es que…» Eureka! primera idea aclarada. Y así repetiríamos el proceso hasta completar la serie de ideas concretas que aquella fina persona tenía en la cabeza cuando nos convocó.
En el lado alterno de la historia (ese que sólo solían publicar en algunas reediciones en DVD de películas exitosas bajo la sección titulada «finales alternos» o «escenas omitidas») la respuesta de Don Paco sería algo así como «pues es claro, la gráfica habla por ella misma, y esa tabla tiene información muy valiosa, no hay necesidad de aclarar nada». Ante eso, recuerde que usted sólo es el consejero omnipresente, dígale a su asesorado que conserve la calma, que respire profundo y que trate de encontrar algún mensaje a partir de esas mentadas gráficas y tablas. Le recuerdo que este es un libro sobre cómo hacer presentaciones efectivas y de ninguna manera nos entretendremos en tratar de analizar las posibles causas de por qué una persona que no es capaz abstraer una idea concreta sobre una gráfica terminó siendo su jefe.
Esta historia continuará… tal vez.
Del teclado de @elojero
Soundtrack Cotidiano 